1. Algemeen
Dit zijn de algemene voorwaarden geldend voor particuliere consumenten en bedrijven die een opdracht afnemen bij ColourFlux Studio. ColourFlux Studio is een eenmanszaak gevestigd in Rotterdam gericht op het maken van illustraties en grafisch ontwerp.
ColourFlux Studio | Vignolastraat 91, 3066 AR, Rotterdam | Btw-nr. NL003294261B65 | Kvk nr. 78133777 | www.colourfluxstudio.com
2. Definities
Briefing of intake: voorafgaand aan de offerte vindt een briefing of intake plaats om de specificaties en de omvang van de opdracht te bepalen.
Grafisch ontwerp: een grafisch ontwerp is de vormgeving van digitale producten. Dit kan bijvoorbeeld een logo zijn, maar ook visueel ontwerp van een website, een plattegrond of de branding (flyers, visitekaartjes) van een bedrijf.
Illustratie: een tekening of schilderij, meestal ter ondersteuning van een verhaal. Dit kan een persoonlijk verhaal zijn van de opdrachtgever of bijvoorbeeld bij een tekst in een tijdschrift of website. Een illustratie kan op papier en/of digitaal gemaakt worden.
Kleine Ondernemersregeling (KOR): ColourFlux Studio maakt gebruik van de Kleine Ondernemersregeling. Dat houdt in dat er geen btw gerekend wordt over de prijs van de opdracht. Voor meer informatie kijk op www.belastingdienst.nl
Offerte: een voorstel tot samenwerking waarin de opdrachtbeschrijving, afspraken over de opdracht en een prijsopgave omschreven zijn.
Opdracht: de illustratie of illustraties, of het grafisch ontwerp dat uitgevoerd gaat worden.
Opdrachtgever: partij die de opdracht aanvraagt.
Opdrachtnemer: partij die de opdracht uitvoert.
Reviewronde: in een reviewronde wordt de illustratie of illustraties aangeboden ter review aan de opdrachtgever. Dit zal met name in de ontwerpfase plaatsvinden.
3. Offerte en intake
Bij het opstellen van een offerte wordt er eerst een intake of briefing afgenomen. Dit om de omvang van de opdracht, de levertijd en de prijs te bepalen. Een intake is altijd vrijblijvend.
Na de intake ontvangt u een gratis offerte. Deze offerte heeft een geldigheidsduur van 14 dagen. Na de geldigheidsduur vervalt de offerte automatisch. Wilt u daarna alsnog de opdracht laten uitvoeren? Dan dient u een nieuwe offerte aan te vragen.
De offerte is aanvaard als de opdrachtgever een schriftelijke toezegging heeft gedaan per mail of eventueel per post. Na de aanvaarding van de offerte is het niet mogelijk om weer af te zien van de offerte.
Als de opdrachtgever wijzigingen wil doorvoeren in de offerte kan dat alleen voordat de offerte is aanvaard. De offerte na wijziging kan alleen worden aangenomen als opdrachtgever en opdrachtnemer beide schriftelijk akkoord hebben gegeven.
4. Prijsafspraken
Voor een opdracht tussen een consument en ColourFlux Studio wordt altijd een totaalprijs bepaald.
Voor een opdracht tussen een bedrijf en ColourFlux Studio wordt over het algemeen een totaalprijs bepaald. Het is mogelijk om een uurtarief af te stemmen voor de opdracht. Het uurtartief wordt onderling bepaald en in de offerte vermeld. Als een opdracht langer dan een maand duurt om uit te voeren, wordt er een per maand een factuur verstuurd met het aantal gewerkte uren.
ColourFlux Studio verzoekt de opdrachtgever om bij een totaalprijs een aanbetaling te doen van 25% van het totaalbedrag. Dit is om opstartkosten te bekostigen. Hier kan van af worden gezien door de opdrachtgever en wordt onderling afgestemd in de offerte.
Het is ook mogelijk om een totaalprijs in delen te betalen. Bij het betalen in delen dient het eerste deel per ommegaande betaald te worden.
De prijs hangt af van verschillende factoren:
- Waarvoor wordt de illustratie gebruikt?
- Hoeveel illustraties?
- In hoeveel oplages wordt de illustratie verspreid?
- De grootte/bekendheid van een bedrijf.
- De grootte van de illustratie(s).
- De details in de illustratie(s).
- De benodigde uren om een illustratie af te ronden.
Bij schilderijen is het tevens mogelijk om een lijst toe te voegen. Hier wordt een meerprijs voor gerekend, afhankelijk van de grootte van de illustratie. Dit wordt altijd in overleg met de opdrachtgever afgestemd.
Bij een aanbetaling van 25% van het totaalbedrag of het eerste deel bij een betaling in delen, dient vooraf en per ommegaande betaald te worden. Na de eerste betaling start de uitvoering van de opdracht.
Als de illustratie met spoed gemaakt dient te worden, wordt er een meerprijs van 50% in rekening gebracht. Dit is omdat andere opdrachten of projecten dan in de wacht gezet worden.
Bij meer dan drie reviewrondes in de ontwerpfase wordt er per ronde een meerprijs van 10% van de totaalprijs in rekening gebracht. Dit gaat met name om grote wijzigingen of compleet andere wensen vanuit de opdrachtgever. Kleine wijzigingen worden niet als reviewronde beschouwd.
5. Betaling en garantie
Bij volledige betaling dient de eerste aanbetaling van 25% per ommegaande betaald te worden. De rest van de betaling dient uiterlijk 14 dagen na de oplever- en factuurdatum betaald te worden.
Bij een betaling in delen, dient het eerste deel per ommegaande betaald te worden. De overige betalingen worden verdeeld over de doorlooptijd. De overige delen dienen uiterlijk 14 dagen na de factuurdatum betaald te worden.
De prijsafspraken worden in de offerte vastgelegd. Over de prijs van het product wordt geen btw gerekend, omdat ColourFlux Studio van de Kleine Ondernemersregeling gebruikmaakt.
Bij het uitblijven van een betaling van een factuur, ontvangt u schriftelijk een herinnering. Na het nog niet betalen van de factuur ontvangt u schriftelijk een waarschuwing. Blijft de betaling nog steeds uit, dan is ColourFlux Studio genoodzaakt een incassobureau in te schakelen en het bedrag te vorderen.
6. Levertijd en verzending
De levertijd hangt af van de opdracht, dit heeft bijvoorbeeld te maken met de grootte van het eindproduct of hoe gedetailleerd een illustratie moet zijn. In de offerte wordt een geschatte levertijd gegeven. Als er een specifieke deadline is afgesproken wordt dit vermeld in de offerte. Bij een fysiek product is het mogelijk om het product af te halen. Als het niet mogelijk is om het product af te halen, wordt het product verstuurd via PostNL.
7. Werkwijze
Bij elke project zijn er over het algemeen drie fases die doorlopen worden:
Ontwerpfase
Hierin wordt onderzoek gedaan en worden de eerste schetsen/ontwerpen gemaakt. De resultaten van het onderzoek en de schetsen/ontwerpen worden ter review aan de opdrachtgever aangeboden. Er zijn maximaal drie reviewrondes mogelijk in deze fase. Bij meer reviewrondes wordt een meerprijs in rekening gebracht (zie punt 4 prijsafspraken).
Realisatiefase
In deze fase wordt de daadwerkelijke illustratie of illustraties gemaakt. De opdrachtgever wordt op de hoogte gehouden van de voortgang.
Afrondingsfase
In deze fase worden de laatste puntjes op de i gezet. Kleine wijzigingen kunnen nog aangebracht worden. In deze fase is het niet meer mogelijk om grote wijzigingen te doen. Tevens wordt in deze fase de illustratie ingelijst (bij een schilderij) of de illustratie(s) geëxporteerd in de juiste grootte, resolutie, kleurmodus (RGB, CMYK) en bestandsformaat (jpg, png, pdf).
8. Wijziging of annulering van opdracht
Als er na het starten van de opdracht onverhoopt tot annulering van de opdracht wordt overgegaan, wordt als onkosten de 25% aanbetaling ingehouden. Een annulering kan alleen schriftelijk met een duidelijke, gemotiveerde reden.
9. Auteursrecht en eigendomsrecht
Het eigendom van de geleverde producten ligt bij ColourFlux Studio.
Eigendom van aangeleverde referentiemateriaal (bijvoorbeeld foto’s of een tekst) ligt bij de opdrachtgever.
De illustratie mag niet door de opdrachtgever voor andere doeleinden gebruikt worden, dan in de offerte bepaald. De illustratie mag niet vermenigvuldigd, bewerkt of voor andere doeleinden gebruikt worden zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de opdrachtgever.
10. Bewaarplicht
De bronbestanden gebruikt voor de illustratie worden ten minste 3 jaar bewaard.
Een aanvaarde offerte en verstuurde facturen hebben een bewaartermijn van ten minste 7 jaar, dit is wettelijk vastgesteld.
Persoonlijke gegevens van de opdrachtgever worden ook ten minste 7 jaar bewaard en alleen voor de daarvoor afgestemde doeleinden gebruikt. Zie ook het Privacybeleid over de verzameling, verwerking en omgang van persoonlijke gegevens op de website van ColourFlux Studio.
11. Aansprakelijkheid, rechten en plichten
In principe is ColourFlux Studio niet aansprakelijk voor schade door derden. Maar om de opdrachtgever tegemoet te komen wordt er bij beschadiging van een fysiek product door derden (bijvoorbeeld een pakketdienst, zoals PostNL) in overleg tot een oplossing gekomen.
De opdrachtgever heeft bij een akkoord bevonden opdracht de verplichting om tijdig referentiemateriaal, reviews en dergelijke aan te leveren, zodat de totstandkoming van het product binnen de vastgestelde periode plaats kan vinden.
ColourFlux Studio heeft het recht om tijdens de uitvoering van de opdracht, de voortgang via social media te delen, tenzij anders afgestemd in de offerte. Na afronding van de opdracht heeft ColourFlux Studio tevens het recht om een artikel over de totstandkoming van het product te schrijven en deze in het (digitale) portfolio toe te voegen.
De opdrachtgever heeft het recht om het eindproduct of de totstandkoming van het product via social media te delen.
12. Afwikkeling van geschillen
Bij juridische geschillen m.b.t. de uitvoering van de opdracht of het niet naleven van de afspraken in de algemene voorwaarden of de aanvaarde offerte wordt een juridisch bureau ingeschakeld of een gerechtelijke procedure gestart.
13. Geheimhouding
Persoonlijke gegevens, zoals naam en adres worden nooit met derden gedeeld. De persoonsgegevens worden alleen voor de daarvoor afgestemde doeleinden gebruikt.